Der Rat der Europäischen Bischofskonferenzen (CCEE) und die Konferenz Europäischer Kirchen (KEK) senden je 1050 Delegierte zur Abschlussversammlung nach Sibiu. Mit den Mitarbeitenden, der Presse und den anderen Teilnehmenden wird die Versammlung etwa 2500 Menschen umfassen. Die Infrastruktur in Sibiu ermöglicht nicht, dass mehr als die genannte Zahl an Menschen an der Versammlung teilnimmt.

Umso wichtiger ist es, den Prozess als Ganzen entsprechend zu gestalten und zu gewichten. Außerdem müssen die Delegationen sowohl die Repräsentantinnen und Repräsentanten der europäischen  Kirchen umfassen als auch die für die Themen des gesamten Prozesses engagierten Menschen – d.h. Kirchenleitungen sowie Multiplikatoren und Fachleute aus Initiativen, Gruppen und Bewegungen. Zudem wird im Einladungsbrief vom März 2006 von CCEE und KEK gebeten, bei den Delegierten auf ein ausgeglichenes Verhältnis von Männern und Frauen und einen 20 prozentigen Anteil von Jugendlichen zu achten.

CCEE und KEK haben sich in Rom darauf verständigt, den Bischofskonferenzen bzw. den zuständigen Gremien der Kirchen und kirchlichen Gemeinschaften in der KEK möglichst bald die Zahl der entfallenden Delegierten mitzuteilen. Die Benennungen werden im Frühsommer 2006 erfolgen.

Eine frühzeitige Nominierung ermöglicht es den Delegierten, an lokalen Veranstaltungen und an der von der Ökumenischen Centrale der Arbeitsgemeinschaft Christlicher Kirchen (ACK) ausgerichteten Tagung im Dezember 2006 in Loccum teilzunehmen und im Vorfeld von Sibiu das Gespräch mit interessierten kirchlichen Initiativen zu suchen.